Les cinq types de documents
Facture, avoir, devis, pro forma, bon de livraison — et comment ils se répondent.
NAYVO gère cinq types de documents. Chacun a sa propre suite de numéros et son propre préfixe (modifiables dans les Paramètres).
Le document central. Elle naît automatiquement à chaque commande Shopify, ou à la main pour une vente hors boutique. Une fois validée, elle est figée : c'est ce qui lui donne sa valeur légale.
Deux variantes existent quand vous travaillez sur devis : la facture d'acompte (un pourcentage du devis) et la facture de solde (le reste). Ce sont des factures ordinaires au sens légal — seul leur titre change.
Le document comptable du remboursement ou de l'annulation. Il se crée de quatre façons : d'un bouton sur la facture, automatiquement quand une commande est remboursée ou annulée, automatiquement quand une commande facturée est modifiée à la baisse, ou à la main, en document autonome.
À retenir : l'avoir ne rembourse rien par lui-même. L'argent repart depuis Shopify ; l'avoir en est la trace comptable.
Il attend une réponse du client — accepté ou refusé — que vous enregistrez sur la fiche. Un devis accepté se transforme en facture (totale ou d'acompte) ou en pro forma. Les lignes du devis acceptent deux enrichissements qui lui sont propres : des paragraphes de texte libre et des sous-totaux intermédiaires.
Une variante du devis (une simple case à cocher), avec sa propre suite de numéros. Elle sert de « facture d'avant la facture » — pour un paiement d'avance, un dossier de financement, une douane — sans valeur comptable. Elle se transforme en facture au même titre qu'un devis.
Il s'imprime à la volée depuis une facture, avec ou sans prix, et permet d'indiquer les quantités réellement livrées (livraison partielle). Le PDF n'est jamais conservé : chaque impression consomme un numéro, et la trace reste dans l'historique de la facture.
- Devis → pro forma → facture, ou devis → facture directement
- Devis → facture d'acompte (X %) → facture de solde
- Facture → avoir (remboursement, annulation, modification à la baisse)
- Facture → bon de livraison (impression, autant de fois que nécessaire)
Chaque transformation est tracée dans l'onglet Historique des deux documents concernés — vous savez toujours d'où vient un document et ce qu'il a produit.